Los servicios gestionados MPS y la seguridad

Por Jose Mª de la Fuente. Business Development Manager, Managed Print Services Canon España.

Vivimos en un mundo en constante evolución en el que la tecnología avanza a un ritmo exponencial y afecta de manera progresiva a la práctica totalidad de nuestras actividades diarias, tanto en el terreno personal como en el laboral. Obvia decir que a mayor número de tareas y procesos soportados de forma electrónica mayor es la cantidad de información sensible o confidencial que estos manejan. Las empresas se esfuerzan para establecer las medidas necesarias para mantener bajo control la información en formato digital, y emplean mecanismos de cifrado, categorización de contenidos y/o sistemas de control de acceso.

Gradualmente se introducen nuevos sistemas que tienden a reducir el empleo del papel, pero lo cierto es que buena parte de los actuales procesos de negocio siguen relacionados de un modo u otro con este medio (especialmente en algunos sectores como el financiero, el sector legal o la administración pública). No parece que esto vaya a cambiar de forma drástica en el corto o medio plazo, por lo que debemos asegurarnos de que “el papel” recibe la atención que merece en materia de seguridad. Es frecuente ver cómo contenidos celosamente protegidos en sus repositorios digitales quedan después fuera del control corporativo una vez que son impresos. Es también habitual que las funciones de escaneado y envío sean de acceso libre, permitiendo que cualquiera pueda digitalizar contenidos (en ocasiones incluso de forma anónima), compartirlos con terceros, almacenarlos en unidades extraíbles o incorporarlos a procesos de negocio sin contar con la mínima información necesaria para validar su autenticidad u origen.

En Canon, la seguridad es siempre el factor clave a observar a la hora de diseñar nuestros servicios gestionados MPS, que combinan la tecnología y los servicios necesarios para hacer que este tipo de problemas sean algo del pasado. Nuestros equipos multifunción forman ya una parte integral de las infraestructuras de nuestros clientes y se han convertido en el punto de acceso por defecto para todo tipo de flujos documentales corporativos. Hoy en día estos equipos ofrecen un conjunto impresionante de funciones (impresión, copia, digitalización, envío, fax, almacenamiento, servicios web, etc) y se integran con potentes herramientas de gestión que los hace insustituibles. No podemos por tanto ignorar el papel vital que desempañan y somos especialmente cuidadosos en garantizar la seguridad en todos los flujos de trabajo documentales que soportan.

La clave para garantizar que un sistema sea seguro es establecer un alto nivel de seguridad por defecto. Así, a la hora de confeccionar un sistema MPS para cualquiera de nuestros clientes siempre recomendamos que se observen ciertas normas básicas de seguridad. Estas indicaciones incluyen el control de acceso a los dispositivos y sus funciones, el cifrado de la información extremo a extremo y los sistemas de borrado automático de memoria en los dispositivos que garantizan que la impresión es realmente segura.

Por lo que respecta a las medidas de control y auditoría, se pueden adaptar en función de los requerimientos específicos de cada cliente, y pueden incluir desde opciones básicas de registro y control, como la creación de un registro documental en pdf de los documentos, hasta otras más avanzadas como la inclusión de marcas de agua en cualquier trabajo impreso o escaneado (bien sea en formato texto o mediante códigos de barras 2D) con un identificador único que permite hacer un seguimiento exhaustivo del mismo. También se pueden implementar medidas muy específicas, como el análisis a tiempo real de los contenidos con posibilidad de desencadenar determinadas acciones (por ejemplo, la notificación inmediata al responsable de seguridad) cuando se encuentran palabras o términos “clave” incluidos previamente en un listado de seguridad.

No obstante existen innumerables opciones que pueden ser configuradas en función de las necesidades de cada empresa y de las características propias de cada proyecto. Me gustaría con esto invitar a la reflexión sobre el papel esencial que juegan los dispositivos multifunción como parte de la cadena de seguridad y sobre los riesgos asumimos cuando no se toman las medidas de control oportunas.

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